Tietosuojaseloste

Lehmus Labs Oy
Y-tunnus: 3576522-2
Sähköposti: servicedesk@haudalle.fi

Lehmus Labs Oy toimii rekisterinpitäjänä Haudalle.fi-markkinapaikan henkilötietojen käsittelyssä tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

Käsittelemme seuraavia henkilötietoryhmiä Haudalle.fi-palvelun käytön yhteydessä:

Perustiedot:

• Nimi
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero (jos annettu)
• Osoitetiedot (tarvittaessa laskutukseen). Laskutusosoite kysytään Stripen maksusivulla maksun yhteydessä.
• Kirjautuminen Apple-tunnuksella (Sign in with Apple): Apple antaa meille nimesi vain kerran, ensimmäisellä kirjautumiskerralla, sekä sähköpostiosoitteesi tai Applen luoman välitysosoitteen, jos olet piilottanut oman osoitteesi. Välitysosoitteeseen lähetetyt viestit ohjautuvat Applen kautta sinulle.

Tilaus- ja palvelutiedot:

• Tilatut palvelut
• Tilauksen ajankohta ja tila
• Hautaan liittyvät tiedot, jotka käyttäjä itse antaa
• Palvelun käyttö- ja asiointitiedot

Viestintä- ja asiakaspalvelutiedot:

• Ella-tekoälyavustajalle kirjoittamasi viestit ja Ellan vastaukset (ks. kohta 14)
• Tilauksen viestiketjun viestit ja antamasi palaute
• Asiakaspalveluun lähettämäsi yhteydenotot

Maksutiedot:

• Maksutapa
• Maksun tila
• Laskutusosoite, jonka Stripe kerää maksusivullaan
• Tilisi maksutavan merkki ja kortin neljä viimeistä numeroa, jotka haetaan Stripestä näytettäväksi sinulle tilin maksutavoissa

Emme käsittele tai tallenna koko maksukortin numeroa tai turvakoodia. Korttitiedot syötetään suoraan Stripen maksusivulla, myös mobiilisovelluksessa, jossa maksusivu avautuu sovelluksen sisäisessä selainnäkymässä.

Tekniset tiedot:

• IP-osoite
• Evästeet ja vastaavat tunnisteet
• Laitteen ja selaimen perustiedot
• Lokitiedot. Palvelun hakutoiminnossa käyttämäsi hakusanat (esimerkiksi vainajan nimi tai paikkakunta) kulkevat hakupyynnön osoitteessa, joten ne voivat tallentua palvelimen pyyntölokeihin. Emme tallenna hakusanoja erilliseen hakuhistoriaan.

Mobiilisovelluksen tiedot:

• Push-ilmoitusten laitetunniste (device token), jos sallit ilmoitukset
• Kaatumisraportit ja tekniset virhetiedot
• Käytön analytiikka, jos olet kytkenyt sen päälle
• Henkilökunnan Kartoitus-toiminnossa otetut valokuvat ja niiden sijaintitieto

Näistä kerrotaan tarkemmin kohdassa 12.

Haudalle.fi-palvelussa voidaan käsitellä myös hautausmaita ja hautapaikkoja koskevaa teknistä tietoa, joka ei sellaisenaan ole henkilötietoa.

Emme kerää tai käsittele erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja tai uskonnollista vakaumusta).

Henkilötietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista ja tarkoituksenmukaista Haudalle.fi-palvelun tarjoamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• palvelun tarjoaminen ja operointi
• tilausten käsittely ja hallinnointi
• maksujen välittäminen
• asiakasviestintä ja asiakaspalvelu
• peruutusten, palautusten ja reklamaatioiden käsittely
• kirjautumisen ja tilin hallinta
• push-ilmoitusten lähettäminen tilauksista ja muistutuksista (mobiilisovellus)
• sovelluksen virheiden selvittäminen kaatumisraporttien avulla
• palvelun laadunvarmistus ja väärinkäytösten ehkäisy
• raportointi ja palvelun kehittäminen
• lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Tietoja voidaan käyttää anonymisoidussa muodossa analytiikkaan, raportointiin, toiminnan optimointiin sekä palvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen siten, ettei yksittäistä henkilöä voida tunnistaa.

Henkilötietoja käsitellään seuraavilla perusteilla:

• Sopimuksen täyttäminen (Art. 6(1)(b)) — esimerkiksi tilausten käsittely, maksujen välitys ja välttämätön viestintä
• Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) — esimerkiksi palvelun kehittäminen, analytiikka, väärinkäytösten ehkäisy, tietoturvan varmistaminen, mobiilisovelluksen kaatumisraportit sekä toiminnalliset muistutus- ja suositusviestit
• Suostumus (Art. 6(1)(a)) — esimerkiksi markkinointiviestintä, evästeisiin perustuva analytiikka, mobiilisovelluksen valinnainen käytön analytiikka ja Ella-tekoälyavustajan käyttö (ks. kohta 14). Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa.
• Lakivelvoite (Art. 6(1)(c)) — esimerkiksi kirjanpitovelvoitteet

Tietojen antaminen on osin sopimukseen perustuva edellytys. Mikäli välttämättömiä henkilötietoja ei anneta, palvelua tai tilausta ei voida toteuttaa.

Kuluttajalle voidaan lähettää:

• tilaus- ja maksuvahvistuksia
• palvelun toteutukseen liittyviä ilmoituksia
• tietoturva- ja käyttöehtomuutoksia koskevia ilmoituksia
• muita palvelun käyttöön liittyviä välttämättömiä viestejä

Näitä viestejä ei voi kieltää, koska ne ovat osa palvelun käyttöä ja sopimuksen täytäntöönpanoa.

Toiminnalliset muistutus- ja suositusviestit

Lehmus Labs Oy voi lähettää käyttäjälle palvelun käyttöön, aiempaan asiointiin tai käyttäjäprofiiliin perustuvia muistutus- ja suositusviestejä.

Tällaisten viestien tarkoituksena on:

• helpottaa palvelun käyttöä
• muistuttaa aiemmin käytettyjen palveluiden uusimisesta
• tukea tilausten hallintaa
• parantaa käyttäjäkokemusta

Näiden viestien lähettäminen perustuu Lehmus Labs Oy:n oikeutettuun etuun (GDPR 6(1)(f)), joka liittyy markkinapaikan toimivuuden, asiakaskokemuksen ja palvelun jatkuvuuden varmistamiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tällaista viestintää milloin tahansa esimerkiksi viestissä olevan linkin kautta tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

Markkinointiviestintää ja uutiskirjeitä lähetetään vain käyttäjän nimenomaisella suostumuksella.

Markkinointisähköpostit

Lähetämme sähköpostia uutuuksista ja tarjouksista vain, jos olet antanut siihen suostumuksen valitsemalla Markkinointiviestit-asetuksen Haudalle-sovelluksen Ilmoitukset-asetuksissa tai vastaavan valinnan verkkopalvelussa. Suostumus on vapaaehtoinen, eikä se vaikuta palvelun käyttöön tai tilauksiisi. Voit peruuttaa sen milloin tahansa samasta asetuksesta tai viestin peruutuslinkistä. Peruutuksen jälkeen markkinointiviestien lähettäminen lopetetaan, mutta tilaus- ja palveluviestit jatkuvat.

Push-ilmoitukset

Mobiilisovellus pyytää luvan push-ilmoituksiin vasta, kun haluat ilmoituksia tilauksista tai muistutuksista. Jos sallit ne, tallennamme laitteesi push-tunnisteen (device token) tiliisi, jotta voimme lähettää ilmoitukset Applen ilmoituspalvelun (APNs) kautta. Voit kytkeä ilmoitukset pois sovelluksen Ilmoitukset-asetuksista tai laitteen asetuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• palvelun toteuttavalle seurakunnalle tai muulle palveluntarjoajalle tilauksen toteuttamiseksi
• maksunvälittäjälle maksujen käsittelyä varten
• teknisille palveluntarjoajille (esimerkiksi hosting-, tietokanta- ja sähköpostipalvelut)

Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti:

• Supabase — tietokanta, tiedostojen tallennus ja kirjautuminen (tilit, tilaukset, tallennetut haudat, viestit).
• Stripe — maksujen käsittely, mukaan lukien laskutusosoite ja maksutavan tiedot.
• Apple — kirjautuminen Apple-tunnuksella (Sign in with Apple) ja push-ilmoitukset (APNs).
• Sentry — mobiilisovelluksen kaatumisraportit ja virhetiedot (palvelin EU:ssa, ks. kohta 12).
• Anthropic — Ella-tekoälyavustaja, vain suostumuksellasi (ks. kohta 14).

Näitä palveluntarjoajia ei saa käyttää tietojasi omaan mainontaansa.

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.

Seurakunnan rekisterinpitäjärooli siirrettyjen tilaustietojen osalta

Haudalle.fi-markkinapaikassa syntyvät tilaustiedot voivat sisältää henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tilatun palvelun toteuttamiseksi.

Siltä osin kuin tilaustietoja siirretään palvelun toteuttavalle seurakunnalle tai muulle palveluntarjoajalle tämän omaan rekisteriin (esimerkiksi seurakunnan omaan hautarekisteriin), kyseinen seurakunta tai palveluntarjoaja toimii näiden siirrettyjen tietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä.

Tällaisessa tilanteessa:

• Lehmus Labs Oy toimii rekisterinpitäjänä markkinapaikan sisäisessä henkilötietojen käsittelyssä.
• Seurakunta tai muu palveluntarjoaja toimii rekisterinpitäjänä niiltä osin kuin tilaustiedot siirretään sen omaan rekisteriin lakisääteisten tai toiminnallisten velvoitteiden täyttämiseksi.
• Osapuolet eivät toimi yhteisrekisterinpitäjinä.

Rekisteröity käyttää oikeuksiaan markkinapaikan käsittelyn osalta Lehmus Labs Oy:tä kohtaan ja siirrettyjen tilaustietojen osalta suoraan kyseistä seurakuntaa tai palveluntarjoajaa kohtaan.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman lainmukaista suojamekanismia.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi ja sovellettavan lainsäädännön noudattamiseksi.

• Tilaus- ja maksutiedot säilytetään enintään 6 vuotta tilauksen päättymisestä kirjanpito- ja verovelvoitteiden täyttämiseksi.
• Reklamaatioihin ja asiakaspalautteisiin liittyvät tiedot säilytetään enintään 3 vuotta asian ratkaisemisesta.
• Palvelun käyttöön liittyvät viestintätiedot säilytetään käyttäjäsuhteen ajan ja enintään 24 kuukautta sen päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeudellisten velvoitteiden vuoksi.
• Tekniset lokitiedot säilytetään enintään 12 kuukautta tietoturvan varmistamiseksi.

Kun säilytysaika päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada pääsy omiin tietoihinsa
• pyytää tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• peruuttaa suostumus milloin tahansa

Markkinapaikan sisäistä henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt osoitetaan Lehmus Labs Oy:lle.

Siltä osin kuin henkilötietoja on siirretty palvelun toteuttavan seurakunnan omaan rekisteriin, rekisteröity käyttää oikeuksiaan suoraan kyseiseen seurakuntaan. Pyynnön voi lähettää seurakunnalle Haudalle.fi-palvelun kautta.

Pyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 30 päivän kuluessa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle, mikäli hän katsoo henkilötietojen käsittelyn rikkovan tietosuojasääntelyä.

Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä, kuten:

• salatut yhteydet
• käyttöoikeuksien hallinta
• lokitus ja valvonta
• varmuuskopiointi
• tietoturvan jatkuva seuranta

Pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella tarve.

Palvelussa käytetään evästeitä toiminnallisuuden varmistamiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi. Lisätiedot löytyvät erillisestä evästekäytännöstä.

Käytämme Microsoft Clarity -palvelua ymmärtääksemme, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Clarity kerää tietoja käyttäjien vuorovaikutuksesta sivuston kanssa, kuten klikkauksia, vieritystä ja sivujen selaamista. Tiedot kerätään evästeiden ja muiden seurantateknologioiden avulla.

Clarity-palvelun tietojen kerääminen ja käyttö perustuu suostumukseen. Kerättävä tieto on anonymisoitua eikä sisällä henkilötietoja, kuten lomakekenttiin syötettyjä tietoja.

Lisätietoja Clarityn tietojen keräämisestä ja käytöstä: Microsoftin tietosuojaseloste.

Mobiilisovellus käsittelee samoja tietoja kuin verkkopalvelu (tili, tilaukset, tallennetut haudat ja merkkipäivät, viestit). Lisäksi sovellus käsittelee seuraavia tietoja.

Kaatumisraportit (Sentry)

Kun sovellus kaatuu tai siinä tapahtuu tekninen virhe, lähetämme Sentry-palveluun laitteen mallin, iOS-version, sovellusversion ja teknisen virhelokin. Sentryn palvelin sijaitsee EU:ssa. Käyttäjästä käytetään vain pseudonyymia tunnistetta, josta ei suoraan näe henkilöllisyyttäsi, eikä sähköpostiosoitetta tai IP-osoitetta lähetetä. Poistamme raporteista sähköpostiosoitteet, hakusanat ja muut tunnistetiedot ennen lähetystä.

Kaatumisraportit ovat oletuksena päällä, koska ne ovat tarpeen sovelluksen toimivuuden ja virheiden korjaamisen kannalta (oikeutettu etu). Voit kytkeä ne pois sovelluksen Tietosuoja-asetuksista (Oma tili, Tietosuoja, Kaatumisraportit).

Käytön analytiikka

Sovelluksen käytön analytiikka on valinnainen ja oletuksena pois päältä. Jos kytket sen päälle, Sentry kerää sovelluksen suorituskyky- ja käyttötietoja siitä, mitkä osat sovelluksesta toimivat hitaasti tai jäävät käyttämättä. Tiedot yhdistetään pseudonyymiin tunnisteeseen, ei nimeesi tai sähköpostiosoitteeseesi. Voit kytkeä analytiikan pois milloin tahansa Tietosuoja-asetuksista.

Sign in with Apple

Voit kirjautua Apple-tunnuksella. Apple antaa meille nimesi vain kerran, ensimmäisellä kirjautumiskerralla, sekä sähköpostiosoitteesi tai Applen välitysosoitteen, jos olet piilottanut oman osoitteesi. Tallennamme nämä tilillesi. Emme saa Apple-tunnuksesi salasanaa.

Push-ilmoitusten laitetunniste

Jos sallit push-ilmoitukset, tallennamme laitteesi push-tunnisteen (device token) tiliisi ilmoitusten lähettämistä varten. Tunniste on laitekohtainen ja se yhdistetään tiliisi. Voit kytkeä ilmoitukset pois sovelluksen Ilmoitukset-asetuksista tai laitteen asetuksista.

Sijainti ja valokuvat: vain henkilökunnan Kartoitus

Sovelluksessa on henkilökunnalle tarkoitettu Kartoitus-toiminto, jolla hautakivistä otetaan valokuvia ja niiden tarkka sijainti tallennetaan palvelimellemme hautojen kartoittamiseksi. Tätä toimintoa voivat käyttää vain siihen oikeutetut henkilökunnan jäsenet. Kuluttajakäyttäjien valokuvia tai sijaintia ei lähetetä palvelimellemme.

Kuluttajan Opasta haudalle -toiminto käyttää laitteen sijaintia vain laitteessa reitin ja etäisyyden näyttämiseen. Sijaintitietoa ei lähetetä palvelimelle. Profiilikuva tallennetaan vain laitteellesi.

Emme tee henkilötietoihin perustuvia automaattisia päätöksiä, joilla olisi rekisteröityyn oikeudellisia tai vastaavan merkittäviä vaikutuksia.

Asiakaspalvelu palvelee ma–pe klo 9–16. Käytämme Anthropic Claude -tekoälypalvelua (anthropic.com). Ella-avustajalle lähetetyt keskustelut välitetään Anthropic API:lle käsittelyä varten.

Suostumus. Ella kysyy suostumuksesi ennen ensimmäistä viestiä. Viestisi lähetetään Anthropicille vain, jos hyväksyt sen. Älä kirjoita Ellalle arkaluonteisia tietoja. Voit peruuttaa suostumuksen milloin tahansa mobiilisovelluksen kohdassa Oma tili, Tietosuoja. Peruutuksen jälkeen Ella kysyy suostumuksen uudelleen ennen seuraavaa viestiä.

Kirjautuneena mukaan tulevat tiedot. Kun olet kirjautunut, Ella käyttää vastauksissaan myös nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, tallentamiasi hautoja ja tilauksiasi. Nämä tiedot välitetään keskustelun mukana Anthropicille vastauksen muodostamista varten. Kirjautumattomana Ellalle ei välitetä tilitietojasi.

Emme tallenna keskusteluja Anthropicin järjestelmiin pysyvästi (Zero Data Retention). Anthropic ei käytä keskustelujasi tekoälymalliensa kouluttamiseen.

Chat-keskusteluhistoria säilytetään 12 kuukautta palvelumme tietokannassa, minkä jälkeen se poistetaan automaattisesti. Voit pyytää tietojesi poistoa milloin tahansa.

Lisätietoja: anthropic.com/privacy

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää palvelun kehittyessä tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla Haudalle.fi-palvelussa.

Lehmus Labs Oy
Y-tunnus: 3576522-2
Sähköposti: servicedesk@haudalle.fi
Asiakaspalvelu palvelee ma–pe klo 9–16.